La gestione del Sostegno a Distanza è una attività molto complessa da gestire, le modalità adozione e le fasi da gestire possono essere svariate, gestione delle modalità di abbinamento sostenitori/beneficiari, sostegno individuale o collettivo, gestione degli aggiornamenti provenienti dai paesi e correzione delle incongruenze, gestione delle foto delle pagelle delle lettere, invio delle comunicazioni ai sostenitori.. Tutto questo per parlare delle attività che non riguardano l’aspetto monetario.

La parte più complessa riguarda sicuramente il monitoraggio delle quote pagate, il monitoraggio degli scoperti, la gestione dei solleciti con modelli di comunicazione adeguati, saper intervenire in modo tempestivo verso i sostenitori che sono in ritardo con il versamento delle quote attraverso avvisi e comunicazioni adeguate, è importante non perdere contatto con il donatore perché scoprire dopo molti mesi che molte quote sono e rimarranno insolute rischiano di mettere in difficoltà l’intero progetto.

Oltre alla gestione più di analisi economica, il Sostegno a Distanza si trascina tutti gli aspetti più ‘tecnici’ che riguardano l’invio dei flussi verso i proprio istituti di credito incasso di SDD e carte di credito, la lettura dei conti correnti postali e bancari. Gestire Sepa Direct Debit e flussi con Carte di Credito rappresenta una attività molto importante, non è consentito presentare le distinte in ritardo, ogni mese è necessario creare i flussi ed incassarli entro le date previste, fare queste attività in ritardo potrebbe voler dire perdere una mensilità. La gestione delle quote insolute deve essere gestita in modo puntuale e tempestiva, verificare il motivo del mancato incasso, insufficienza fondi, dati errati dei donatore, iban non corretti, rifiuto da parte del correntista, le gestione degli insoluti che rappresentano quote mensili sono da gestire in modo diverso dagli insoluti che rappresentano quote annuali.
Per fare un esempio una quota annuale respinta per insufficienza fondi potrà essere presentata all’incasso il mesi successivo, una rata mensile difficilmente.. Il ritardo di due/tre mesi su una quota annuale è sicuramente meno preoccupante del vedersi respinto per tre mesi di file un pagamento che prevede una frequenza mensile.
La gestione dei pagamenti tramite bonifici bancari e bollettini postali prevede gestioni semi manuali che richiederebbero un dispendio di tempo enorme se non si adottano strumenti che consentono di analizzare tramite la lettura dei file postali e bancari.

Altro aspetto importante è legato al calcolo dei trasferimenti che devono essere inviati ai singoli paesi e progetti, il calcolo dei trasferimenti può essere fatto per ‘cassa’ o per ‘competenza’ nel primo caso vengono trasferiti gli interi importi incassati, nel secondo caso le quote in relazione ali mesi di competenza.

Insomma gestire le Adozioni a Distanza non è sicuramente una cosa banale, avere uno strumento che consenta di gestire al meglio tutte queste fasi è fondamentale, essere efficienti nella gestione del Sostegno a Distanza vuol dire utilizzare al meglio i fondi raccolti dai donatori e dare un immagine migliore di sostenitori.

Leonardo Fusini – NP Solutions
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